Решение от 18.06.2014 г № 7-8-Р
О работе архивного отдела по реализации закона РФ N 125 «Об архивном деле РФ», закона РА N 46(52) на территории МО «Шебалинский район»
Заслушав и обсудив информацию начальника архивного отдела администрации МО "Шебалинский район" по осуществлению федерального закона N 125 "Об архивном деле РФ", закона РА N 46(52) на территории МО "Шебалинский район за 2014 год, Совет депутатов района (аймака) МО "Шебалинский район" отмечает, что деятельность архивного отдела администрации направлена на обеспечение качественного формирования Архивного фонда, обеспечение безопасности хранения архивных документов и жизнедеятельности фондообразующих организаций всех уровней, предоставление государственных услуг гражданам, прежде всего связанных с социальным обеспечением, а также удовлетворения информационных потребностей общества: органов власти и местного самоуправления муниципального образования "Шебалинский район". В целях проведения государственной политики и правового регулирования архивного дела на территории МО "Шебалинский район" архивный отдел администрации провели работу по приведению в соответствие нормативно-правовых актов с нормативно-правовыми актами федерального законодательства и законами Республики Алтай.
Разработано и принято Положение об архивном отделе администрации МО "Шебалинский район" Республики Алтай, утвержденное постановлением Главы района (аймака) МО "Шебалинский район" от 31 декабря 2009 года N 1257-п. Во исполнение постановления Правительства Республики Алтай от 19.02.2009 N 38/1 "Об утверждении целевой программы "Проведение административной реформы в Республике Алтай в 2009 - 2011 годах" с целью оптимизации функций и полномочий архивного отдела разработан регламент, утвержденный постановлением Главы района (аймака) МО "Шебалинский район" за N 687-П от 25.07.2012. Реестр государственных услуг, предоставляемых архивным отделом администрации, размещен на портале администрации МО "Шебалинский район". Для сокращения сроков предоставления услуг гражданам в 2013 году на основании Соглашения N 85 от 05.11.2013 с управлением Пенсионного Фонда Российской Федерации в Шебалинском районе и администрацией МО "Шебалинский район" установлен защищенный канал связи. Разработаны и согласованы с руководителем фондообразующих организаций номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об архивах фондообразующих организаций, экспертных комиссиях. На реализацию закона Республики Алтай "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями в области архивного дела" администрация района и Совет депутатов района (аймака) выделили 100 на ремонт 2 помещения под архив в цокольном этаже, ремонт произведен, помещение введено в эксплуатацию.
На конец 2013 года в списке источников комплектования муниципального архива числится 64 фондообразующих организаций. В том числе по видам собственности: государственных - 13, негосударственных - 7 муниципальных - 44.
Продолжающиеся социально-экономические преобразования не оставляют в стороне и наш район. С разделением законодательной и исполнительной власти создан представительный орган "Совет депутатов муниципального образования "Шебалинский район". На основании ФЗ N 68 "О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера" создано МКУ "По делам ГОЧС и Единая дежурно-диспечерская служба". На основании ФЗ N 83 "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений", в соответствии с постановлением МО "Шебалинский район" N 1073-п от 17.08.2011 "О создании, реорганизации, изменении типа и ликвидации муниципальных учреждений" созданы муниципальные (казенные, бюджетные) учреждения: МБУ "Шебалинская межпоселенческая библиотека", МКУ" Краеведческий музей Шебалинского района", МКУ "Отдел информационных технологий". Шебалинская районная больница и управление социальной поддержки населения стали учреждениями государственного уровня. В соответствии с ФЗ N 185 от 21.07.2004 "О фонде содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства" решением районного Совета депутатов реформировано Шебалинское и Чергинское жилищно-коммунальные хозяйства, в результате созданы предприятия: ООО "Шебалинское тепло", ООО "Тепловодресурс", ООО "Жилкомсервис. На конец 2013 года в муниципальном архиве на хранении 16216 единиц хранения, в том числе документы постоянного хранения, относящиеся к государственной собственности, - 13159 единиц хранения, 2598 единиц хранения - документы по личному составу от (14) ликвидированных организаций. За 15 лет в районе ликвидировано около 14 крупных градообразующих организаций: Горно-Алтайский леспромхоз, райПО, Шебалинское ПМК-571, Чергинское СПК, Шебалинское ПМК "Водстрой", ПСК "Беш-Озек", ПСК "Апшуяхта", райбыткомбинат, ЗАО "Новый путь", МУП "Нефтепродукт, МУП "Дъктиекское транспортное предприятие", МУП "Мош", ООО "Альянс". Документы по личному составу переданы на хранение в архив. А от 18 организаций как ООО "Орион", "Сибиряк", "Восток", "Горно-Алтай проект", "Сельхозхимия" и т.д. документов вообще нет, ПСК "Тан Чолмон" документы сданы не полностью.
Работа архивного отдела ведется по утвержденному плану председателем Комитета по делам архивов РА, согласованному Главой администрации МО "Шебалинский район". План за 2013 год выполнен, по некоторым показателям перевыполнен. Ликвидирована задолженность организаций по сдаче документов до 2006 года, Республиканская экспертная комиссия утвердила описи 14 фондообразующих организаций: "Прокуратура Шебалинского района", "Шебалинский районный суд", газета "Сельская новь", Сельские Советы и администрации муниципальных образований: Апшуяхтинское с/п, Барагашское с/п, Беш-Озекское с/п, Дъектиекское с/п, Ильинкое с/п, Каспинское с/п, Мало-Чергинское с/п. Всего в муниципальный архив в 2013 году принято 731 единица хранения, из них 613 - документы постоянного хранения, 33 - позитивы постоянного хранения, 85 - документы личного происхождения. В первом полугодии 2014 года произведен учет наличия документов по личному составу 29 организациях, ревизия наблюдательных дел 15 организаций.
Архивным отделом администрации МО "Шебалинский район" выполнено 610 запросов. Справки о заработной плате и на подтверждение трудового стажа - 380; для постановки на учет в Центр занятости населения - 98; для оспаривания имущественных прав - 14; для оформления наследства - 3; справка о награждении - 8; запрос из Пенсионного фонда - 86; разное - 21.
По распоряжению Главы района N 102 от 20 марта 2014 г. выборочно проводилась проверка: "Состояние делопроизводства, формирование архивов и обеспечение сохранности архивных документов в организациях". Проверено 18 фондообразующих организаций разных форм собственности и разных уровней власти. Необходимо отметить, что прогресс в реализации ФЗ N 125 по формированию и обеспечению сохранности документов есть. По сравнению с 2008 - 2010 годами ситуация изменилась в лучшую сторону. Организации работают по утвержденной номенклатуре, ответственные за делопроизводство и архив назначены приказом. Многие организации, несмотря на финансовые трудности, приобрели несгораемые шкафы. Предприятие ООО "Семинский" перенесли архив предприятия с заброшенного помещения в действующую контору, но не приобрели несгораемые шкафы и короба. Начата работа по коробированию документов в Шебалинской районной больнице: 1. В кадровом архиве районной больницы специалист не систематизировал документы, лежат посторонние вещи; 2. Для документов архива по личному составу приобретены стеллажи и короба, но ответственный за архив работу в короба не указал годы и наличие документов; 3. В медицинском архиве архивист ведет работу по коробированию, работа только начата, основная часть документов лежит в связках. В отопительный период в архиве очень жарко, документы пересыхают.
Проверена БУРА "Шебалинская районная станция по борьбе с болезнями животных", на день проверки архивные документы ветеринарной станции лежали на полу, в захламленном и запущенном помещении.
Выявлена утрата документов в Мало-Чергинском и Улус-Чергинском администрациях, потеряны лицевые счета по заработной плате. Каспинское сельское поселение не сдали документы по социальной защите населения, утвержденный годовой бюджет, штатное расписание, годовой бухгалтерский отчет. Дъектиекское сельское поселение не сдали протоколы сходов граждан, годовой отчет об исполнении бюджета, штатное расписание за 2007 - 2008 гг. Нарушается процедура приема и увольнения специалистов, документы не сдаются и не принимаются по акту. Специалисты организаций нарушают инструкцию по делопроизводству, оконченные дела не архивируют.
На основании вышеизложенного районный Совет депутатов решил:
В соответствии с ФЗ N 131 "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ", ФЗ N 125 "Об архивном деле в РФ" и закона N 103 "Об архивном деле в РА", "Основных архивных Правилах работы архивов организации" в целях устранения замечаний при ведении делопроизводства, обеспечения сохранности и использования архивных документов в интересах граждан:
1.Отметить недостаточную работу в фондообразующих организациях, предприятиях по формированию документов.
2.Рекомендовать главам сельских поселений, руководителям предприятий, организаций устранить замечания по ведению делопроизводств. Поставить на контроль выполнение инструкции по делопроизводству, без акта приема-передачи документов не производить окончательный расчет.
3.Рекомендовать Управлению делами администрации МО "Шебалинский район" А.А.Маняхину, начальнику архивного отдела С.А.Могулчиной провести повторный, обучающий семинар до 20.11.2014.
4.Настоящее Решение вступает в силу с момента подписания.
Глава муниципального образования
"Шебалинский район"
И.А.КИРИЛЛОВ
Председатель Совета депутатов
муниципального образования
"Шебалинский район"
Э.Б.САРБАШЕВ